Näin Mekonomen käsittelee henkilötietojasi

Henkilötietojesi käsittely voi vaihdella sen mukaan mitä palveluja tai kanavia käytät. Alla kuvailemme, kuinka henkilötietojasi käsitellään, jos olet korjaamon asiakas tai myymälän asiakas.

Mitä henkilötietoja käsittelemme sinusta

Henkilötietoja joita luovutat meille tai luomme sinusta:

• Nimi: etu- ja sukunimi
• Yhteystiedot: osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
• Tilaustiedot: tilaushistoria, tietoa tilatuista tuotteista
• Tietoa ostoista: ostohistoria, tietoa ostetuista tavaroista, oston ajankohta
• Tietoa ostoistasi sekä suoritetusta palvelusta: ostetut tuotteet ja palvelut, rahamäärä, ostopaikka, päivämäärä ja maksutapa, alennukset, tietoa suoritetusta korjauksesta ja huollosta
• Ajoneuvotiedot: rekisterinumero, auton malli
• Tietoa ajoneuvostasi: ajettu matka (mittarilukema), auton komponenttien ja toimintojen kunto

 

Henkilötietoja joita saamme kolmannelta osapuolelta:

• Julkiset henkilö- ja ajoneuvorekisterit: nimi, yhteystiedot, ajoneuvotiedot

 

 

Missä tarkoituksissa käsittelemme korjaamoasiakkaiden henkilötietoja

Käsittelemme tietoa sinusta esimerkiksi koska olet valinnut varata tai teettää auton huollon meillä. Ne henkilötiedot jotka keräämme sinusta käsitellään alla luetelluissa tarkoituksissa:

Tarkoitus	Käsittely	Henkilötietokategoriat	Lainmukainen peruste	Säilytysaika
Käsitellä huollon tai korjauksen varausta	Varauksen tai kyselyn vastaanottaminen	Nimi Yhteystietoja Ajoneuvotiedot	Sopimuksen velvoitteiden täyttäminen	Palvelun suorittamisen jälkeen 12 kuukautta
Suorittaa korjaus tai huolto	Tuoda asiakas- tai ajoneuvotietoja ulkoisista. ajoneuvorekistereistä. Varaosien tilaaminen Yhteydenotto mahdollisissa kysymyksissä koskien huoltoa tai korjausta. Tuoda työohjeita ulkopuoliselta osapuolelta. Välittää Tieturvan sopimus	Nimi Yhteystietoja Ajoneuvotiedot Tietoa ajoneuvosta Tietoa ostoistasi sekä suoritetusta palvelusta	Sopimuksen velvoitteiden täyttäminen	Palvelun suorittamisen jälkeen 6 vuotta (Kirjanpitolaki)
Voidaksemme tarjota sijaisautoa	Tuoda henkilötietoja sijaisauton luovutusta varten	Nimi Yhteystietoja Kopio ajokortista	Sopimuksen velvoitteiden täyttäminen	Palvelun suorittamisen jälkeen 6 kuukautta
Käsitelläksemme asiakaspalvelu-tapauksia.	Mahdollisten reklamaatioiden selvittäminen Vastataksemme kysymyksiin joita saamme puhelimitse tai sähköpostitse.	Nimi Yhteystietoja Ajoneuvotiedot Asiakkaan kanssa käyty kirjeenvaihto Tietoa reklamaatiosta	Perusteltu syy *	Palvelun suorittamisen jälkeen 12 kuukautta
Tuotteen takaisinpyyntö	Yhteydenotto asiakkaaseen, jos tuotteessa on haivattu virhe	Tietoa ostoistasi sekä suoritetusta palvelusta Ajoneuvotiedot	Perusteltu syy *	Palvelun suorittamisen jälkeen 6 vuotta (Kirjanpitolaki)
Uutiskirjeen lähettäminen tilaajalle	Henkilötietojen kerääminen, jotta voimme lisätä asiakkaan uutiskirjeidemme vastaanottajaksi Uutiskirjeen lähetys	Nimi Yhteystietoja Ajoneuvotiedot	Sopimuksen velvoitteiden täyttäminen	Kunnes asiakkaana perut tilauksesi
Jotta voimme lähettää asiakkaalle tarjouksia tuotteistamme tai palveluistamme	Luodaksemme sovellettua sisältöä perustuen ajoneuvo- tai asiakastietoihin	Nimi Yhteystietoja Ajoneuvotiedot Tietoa ostoistasi sekä suoritetusta palvelusta	Perusteltu syy *	Palvelun suorittamisen jälkeen 12 kuukautta
Jotta voimme muistuttaa asiakasta uuden huollon varaamisesta	Muistuttaa asiakasta varaamaan huollon	Nimi Yhteystietoja Tietoa suoritetusta palvelusta	Perusteltu syy *	Palvelun suorittamisen jälkeen 24 kuukautta

Missä tarkoituksissa käsittelemme henkilötietojasi myymäläasiakkaana

Käsittelemme tietoa sinusta, jos olet esimerkiksi valinnut tilata meiltä tuotteita. Ne henkilötiedot jotka keräämme sinusta käsitellään alla luetelluissa tarkoituksissa:

Tarkoitus	Käsittely	Henkilötietokategoriat	Lainmukainen peruste	Säilytysaika
Tarjotaksemme ajoneuvokohtaista räätälöityä valikoimaa.	Ajoneuvotietojen kerääminen ulkoisesta julkisesta rekisteristä.	Ajoneuvotiedot	Perusteltu syy *	Ei säilytetä
Käsitelläksemme varaosien ja muiden lisävarusteiden tilauksia.	Yhteydenotto asiakkaaseen saadaksemme toimitustietoja	Nimi Yhteystietoja Tilaustietoja	Sopimuksen velvoitteiden täyttäminen	Toimituksen vastaanottamiseen asti myymälästä, ja 12 kuukaudeksi tämän jälkeen.
Ostetun tuotteen palautus-, reklamaatio- ja takuutapausten-vastaan-ottaminen.	Palautusten, reklamaatioitten ja takuutapausten vastaan-ottaminen	Nimi Yhteystietoja Tietoa ostoista	Laillinen velvoite	Palvelun suorittamisen jälkeen 6 vuotta (Kirjanpitolaki)
Uutiskirjeen lähettäminen tilaajalle.	Henkilötietojen kerääminen, jotta voimme lisätä asiakkaan uutiskirjeidemme vastaanottajaksi Uutiskirjeen lähetys	Nimi Yhteystietoja Ajoneuvotiedot	Sopimuksen velvoitteiden täyttäminen	Kunnes asiakkaana perut tilauksesi

Kenelle saatamme luovuttaa henkilötietojasi?

Henkilötietojen käsittelijä

Jaamme henkilötietojasi yhtiöille, jotka ovat henkilötietojen käsittelijöitä, niissä tapauksissa jolloin tämä on välttämätöntä tarjotaksemme sinulle palveluitamme. Henkilötietojen käsittelijä on yritys, joka käsittelee henkilötietoja meidän puolestamme ja meidän ohjeiden mukaisesti. Meillä on kirjalliset käsittelysopimukset jokaisen henkilötietojen käsittelijän kanssa turvataksemme, että kaikkien henkilötietojen käsittely tapahtuu virheettömästi ja turvallisesti. Henkilötietojen käsittelijämme auttavat meitä seuraavien asioitten kanssa:

• Viestintäpalveluiden (esim. jotta voimme ottaa sinuun yhteyttä, kun tilattu tuote löytyy varastostamme).
• IT-palveluiden (yhtiöt jotka vastaavat meidän IT-sovellusten ylläpitämisestä, teknisestä tuesta ja IT-ratkaisujen hallinnoinnista).
• Asiakaspalvelun (konserniyhtiö joka käsittelee asiakaskyselyitä puhelimitse tai netin kautta).

Yhtiöitä jotka ovat itsenäisiä rekisterinpitäjiä

Jaamme myös henkilötietoja yhtiöille jotka ovat itsenäisiä rekisterinpitäjiä. Tämä tarkoittaa sitä että Mekonomen päättää mitkä henkilötiedot luovutetaan muille sivullisille. Mutta emme ole vastuussa henkilötietojen vastaanottajan henkilötietojen käsittelystä, sillä henkilötietojen käsittelyn vastuu siirtyy vastaanottajalle, kun tämä ottaa henkilötiedot vastaan. Itsenäisille rekisterinpitäjille joille jaamme henkilötietoja ovat:

Rekisterinpitäjien kategoria	Tarkoitus	Henkilötietojen kategoria	Lainmukainen peruste
Yhtiöt jotka tarjoavat vakuutusta, esimerkiksi Falck Tieturva	Jotta voimme tarjota Tieturvapalvelua huollon yhteydessä	Nimi Yhteystietoja Maksutosite	Sopimuksen velvoitteiden täyttäminen
Yhtiöt jotka tarjoavat maksupalveluja, esim. Resurs Bank	Tarjotaksemme sähköisiä maksupalveluita.	Nimi Yhteystietoja Rekisterinumero Maksutosite	Sopimuksen velvoitteiden täyttäminen

Oikeus vastustaa käsittelyä joka pohjautuu perusteltuun syyhyn

Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, joka pohjautuu perusteltuun syyhyn. Henkilötietojesi käsittelyn jatkuminen edellyttää tässä tapauksessa, että voimme osoittaa pakottavia oikeutettuja syitä joilla on suurempi painoarvo kuin etusi, oikeutesi ja vapautesi, tai että käsittely tapahtuu määrittääksemme, harjoittaaksemme tai puolustaaksemme oikeustoimia.

*Tarvitsemme auton rekisterinumeron ja muita ajoneuvotietoja mahdollistaaksemme tuotteiden haun meidän tuotekatalogista, varmistaaksemme että sinä asiakkaanamme tilaat/ostat ajoneuvoosi sopivia varaosia ja muita lisävarusteita. Meille on tärkeää, että voimme taata, että tarjoamme sinulle oikeanlaisia tuotteita, ja koska emme käsittele arkaluontoisia tietoja, olemme arvioineet, että tämä yhteinen tarve henkilötietojen käsittelylle on painavampi syy kuin etusi, että tietoja ei käsitellä enemmän kuin vaaditussa laajuudessa.

Meidän tarvitsee myös käsitellä yhteystietojasi, mahdollisia tietoja valituksista ja/tai muun viestinnän tietoja voidaksemme käsitellä asiakaspalvelutapauksenne. Myös näissä tapauksissa on yhteinen tarve henkilötietojen käsittelylle, ja koska emme käsittele arkaluontoisia tietoja, olemme arvioineet, että tietojen käsittelylle on painavampi syy, kuin mahdolliset riskit sinulle joka on rekisteröity.

Missä henkilötietojasi käsitellään?

Meidän tavoitteemme on niin pitkälle kuin mahdollista käsitellä henkilötietoja EU/ETA alueella. Joissain tapauksissa henkilötietosi saatetaan kuitenkin luovuttaa yhtiölle, joka käsittelee henkilötietojasi EU/ETA alueen rajojen ulkopuolella. [Yritys] tulee näissä tapauksissa varmistamaan kaikki kohtuulliset lailliset, tekniset ja hallinnolliset toimenpiteet taatakseen, että henkilötietojasi käsitellään turvallisesti ja riittävällä suojaustasolla joka on verrattavissa suojaan EU/ETA alueella. Esimerkkejä riittävistä toimenpiteistä ovat vastaanottomaassa hyväksytyt käsittelyohjeet, standardisopimusehdot, sitovat yhtiön sisäiset säännöt tai Privacy Shield. Voit olla yhteydessä Mekonomeniin tavalla joka ilmenee alempana, jos tahdot kopion turvallisuustoimenpiteistämme tai tietää mistä nämä tiedot ovat saatavilla.

Käsitelläksemme asiakaspalvelutapauksia (joka tarkoittaa tietoja kuten nimi, yhteystiedot ja asiakkaan viestinnän käsittely) käytämme yhteistyökumppania jonka alihankkijan serverit löytyvät Texasista. Tämä organisaatio on sitoutunut Privacy Shield sopimukseen, joka on hyväksytty takaamaan kohtuullisen suojaustason henkilötiedoille.

Kuinka kauan säilytämme henkilötietojasi?

Säilytämme henkilötietojasi niin kauan, kun on välttämätöntä jokaista tarkoitusta varten. Tarkempaa tietoa säilytyksen pituudesta löytyy ” Mihin tarkoituksiin käsittelemme henkilötietojasi” otsikon alla.

Miten suojaamme henkilötietojasi

Mekonomen toteuttaa kaikki tarpeelliset lailliset, tekniset ja hallinnolliset turvatoimenpiteet jotta henkilötietosi eivät muutu, häviä, tuhoudu tai että luvattomat saavat osakseen henkilötietosi. Päivitämme jatkuvasti turvallisuusrutiinimme tekniikan kehityksen mukaan.

Sinun oikeutesi

Haluamme olla avoimia sen suhteen, miten käsittelemme henkilötietojasi. Sinulla on oikeus vaatia tietoja, jos ja miten käsitelemme henkilötietojasi. Vastaanotettuamme tällaisen pyynnön voimme pyytää lisätietoja varmistaaksemme, että luovutamme oikeat tiedot oikealle henkilölle.

Sinulla on oikeus:

• saada vahvistus meiltä siitä, että käsittelemme henkilötietojasi ja näissä tapauksissa saada rekisteriotteen henkilötiedoista joita käsittelemme sinusta. Perusteettomien tai kohtuuttomien pyyntöjen seurauksena (erityisesti jos pyynnöt ovat toistuvia) voimme periä maksun tai hylätä pyynnön.
• saada virheelliset tai puutteelliset henkilötiedot oikaistua.
• joissakin tapauksissa saada henkilötietosi poistettua, esim. jos henkilötietosi ei enää ole tarpeellisia niihin tarkoituksiin joihin ne alun perin on kerätty.
• joissakin tapauksissa rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä – jos olet vastustanut henkilötietojesi käsittelyn, joka perustuu perusteltuun syyhyn – sen ajaksi, kun tarkistamme että jokin meidän syistä henkilötietojesi käsittelylle on suurempi painoarvo kuin etusi ja oikeutesi.
• saada ja siirtää henkilötietosi toiselle rekisterinpitäjälle joissakin tapauksissa (”tietojen siirtäminen järjestelmästä toiseen”). Oikeus tietojen siirtämisestä järjestelmästä toiseen käsittää ainoastaan tietoja jotka sinä itse olet jakanut meille ja joita käsittelemme lainmukaisten perustein, esim. sinun kanssasi solmitun sopimuksen nojalla.

Henkilötunnusten käsittely

Henkilötunnuksilla on erityisasema lainsäädännössä. Milloin henkilötunnuksia saa käsitellä, on säädelty tietosuojalaissa joka täydentää EU:n yleistä tietosuoja-asetusta. Lain mukaan henkilötietoja saa käsitellä ainoastaan, jos käsittely on selvästi perusteltu käsittelyn tarkoituksen valossa, käsittely on tarpeellinen mahdollistaakseen henkilön tunnistamisen, tai jokin muu varteenotettava syy.

Mahdollisuus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä joka tapahtuu suoramarkkinointitarkoitukseen

Sinulla on mahdollisuus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksessa. Jos vastustat suoramarkkinointia tulemme keskeyttämään sinun henkilötietojesi käsittelyn tässä tarkoituksessa sekä keskeyttämään kaikki suoramarkkinointitoimenpiteet.

Sinulla on toki mahdollisuus kieltää postitukset ja muiden henkilökohtaisten tarjouksien lähetykset eri viestintäkanavien kautta, esim. voit valita, että sinulle saa lähettää tarjouksia ainoastaan sähköpostin kautta, mutta ei tekstiviestillä.

Valitukset valvontaviranomaiselle

Jos mielestäsi käsittelemme henkilötietojasi väärin voit ottaa meihin yhteyttä alempana mainitulla tavalla. Sinulla on myös oikeus lähettää valitus valvontaviranomaiselle.

Mikä on eväste?

Evästeet ovat pieniä datatiedostoja jotka koostuvat kirjaimista ja numeroista. Evästeet lähetetään meidän tai yhteistyökumppaniemme servereiltä ja ne tallentuvat laitteeseesi tavalla joka ilmenee alla olevasta selostuksesta. Käytämme erilaisia evästeitä:

• Istuntokohtaisia evästeitä ovat tilapäisiä evästeitä jotka vanhenevat, kun suljet nettiselaimesi tai sovelluksesi.
• Pysyviä evästeitä ovat evästeitä jotka säilyvät tietokoneessasi, kunnes sinä poistat evästeet tai kunnes evästeet vanhentuvat.
• Ensimmäisen osapuolen evästeet ovat evästeitä jotka ovat latautuneet sivustolta jossa vierailet.
• Kolmannen osapuolen evästeet ovat evästeitä jotka ovat latautuneet ulkopuoliselta sivustolta.
• Jäljitteet ovat pieniä transparentteja graafisia kuvia jotka voivat löytyä sähköpostiviesteistä joita lähetämme sinulle.
• Samankaltaiset teknologiat ovat teknologioita jotka tallentavat tietoja sinun selaimeesi tai laitteeseesi tavalla joka muistuttaa evästeitä tai jäljitteitä.

Lue lisää evästeistä

Miten otat meihin yhteyttä

Jos sinulla on kysymyksiä meidän henkilötietojesi käsittelyyn liittyen tai jos sinä haluat käyttää oikeuksiasi sinun henkilötietojen käsittelyn liittyen, olet tervetullut ottamaan yhteyttä tietosuojavastaavaamme sähköpostitse osoitteella tietosuoja@koivunen.fi.

Tietosuojaperiaate on viimeksi päivitetty 2021-04-24